Regulamin Serwisu

§ 1. Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca / Operator: Operator platformy MyWspolnota.pl, świadczący usługi drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service) za pośrednictwem serwisu w domenie mywspolnota.pl (kontakt e-mail: admin@mywspolnota.pl, telefon: +48 515 099 373).
• Serwis / Platforma: System teleinformatyczny udostępniany przez Usługodawcę pod adresem internetowym mywspolnota.pl oraz jego subdomenami, umożliwiający cyfrowe zarządzanie nieruchomościami wspólnymi.
• Klient (Usługobiorca B2B): Wspólnota Mieszkaniowa lub Zarządca Nieruchomości, który zawarł z Usługodawcą Umowę o świadczenie usług w systemie SaaS na korzystanie z Platformy.
• Użytkownik: Każda osoba fizyczna korzystająca z Serwisu, w szczególności właściciel lokalu, mieszkaniec, najemca, członek Zarządu Wspólnoty, pracownik administracji lub zarządca nieruchomości.
• Konto Użytkownika: Odrębny, zabezpieczony hasłem zbiór zasobów i uprawnień w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, przypisany do konkretnego Użytkownika po weryfikacji tożsamości.
• E-Kartoteka: Cyfrowy moduł w ramach Konta Użytkownika prezentujący stan sald finansowych, comiesięczne naliczenia opłat czynszowych, zaliczki na media, rozliczenia oraz historię wpłat związanych z danym lokalem.
• Regulamin: Niniejszy Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

§ 2. Wymagania techniczne

Do prawidłowego i bezpiecznego korzystania z Serwisu oraz Konta Użytkownika niezbędne są:

1. Urządzenie końcowe z dostępem do sieci Internet (komputer stacjonarny, laptop, tablet lub smartfon);
2. Aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługującej standardy HTML5, CSS3 i JavaScript (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera);
3. Włączona obsługa protokołu bezpiecznego połączenia TLS 1.2 lub TLS 1.3 oraz obsługa plików cookies;
4. Aktywne konto poczty elektronicznej (e-mail) niezbędne do odbioru wiadomości systemowych, linków aktywacyjnych i resetowania hasła;
5. W przypadku korzystania z płatności kodem QR lub zgłaszania awarii aparatem telefonu – urządzenie mobilne wyposażone w sprawny aparat fotograficzny oraz aplikację bankową obsługującą standard kodów QR Związku Banków Polskich (ZBP).

§ 3. Rodzaje i zakres świadczonych usług

1. Usługodawca świadczy za pośrednictwem Serwisu następujące usługi drogą elektroniczną:

2. Usługi ogólnodostępne na stronie głównej (w tym kalkulator kosztów, interaktywne demo, formularz kontaktowy) świadczone są nieodpłatnie dla wszystkich osób odwiedzających witrynę.

§ 4. Zawarcie i rozwiązanie umowy o świadczenie usług

1. Umowa z Mieszkańcem / Użytkownikiem: Umowa o świadczenie usługi prowadzenia Konta Użytkownika zostaje zawarta z chwilą pomyślnego ukończenia rejestracji i zatwierdzenia konta przez Zarządcę danej Wspólnoty. Korzystanie z konta jest dla mieszkańca bezpłatne.
2. Umowa B2B ze Wspólnotą Mieszkaniową: Świadczenie usług na rzecz danej Wspólnoty odbywa się na podstawie odrębnej Umowy Licencyjnej SaaS (w wariancie rocznym z rabatem lub miesięcznym) oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA zgodnej z RODO).
3. Okres ochronny (Grace Period) i prawo do blokady: W przypadku opóźnienia w opłaceniu abonamentu przez Wspólnotę, Usługodawca stosuje gwarantowany okres ochronny (7 dni dla wersji testowej, 14 dni dla licencji rocznej/miesięcznej), w trakcie którego system działa w pełni normalnie bez blokowania dostępu mieszkańcom do ich rozliczeń. Po bezskutecznym upływie okresu ochronnego Usługodawca ma prawo do czasowego zawieszenia świadczenia Usługi i zablokowania dostępu do Konta Wspólnoty (przełączenie w stan blokady licencyjnej) do momentu uregulowania zaległości, a w przypadku opóźnienia przekraczającego kolejne 14 dni – do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym z winy Usługobiorcy.
4. Rezygnacja i usunięcie konta: Użytkownik będący mieszkańcem może w każdym czasie zażądać dezaktywacji swojego konta w portalu, kontaktując się z administratorem swojej Wspólnoty lub pod adresem admin@mywspolnota.pl.

§ 5. Cennik, wynagrodzenie i warunki płatności SaaS

1. Ceny netto i podatek VAT (23%): Wszystkie ceny usług, pakietów abonamentowych, stawek jednostkowych za lokal oraz opłat za dodatkową przestrzeń dyskową prezentowane w Serwisie, Cenniku, kalkulatorach oraz materiałach handlowych Usługodawcy są cenami netto i nie zawierają podatku od towarów i usług (VAT). Do wszystkich cen netto doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce ustawowej (aktualnie 23%).
2. Klauzula wyłączenia oferty handlowej (art. 66 § 1 i art. 71 k.c.): Informacje, kalkulatory szacunkowe, tabele opłat oraz cenniki publikowane w Serwisie MyWspolnota.pl mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu cywilnego. Wiążące warunki cenowe, zakres modułów oraz parametry techniczne określa indywidualna Umowa Licencyjna lub potwierdzone zamówienie zawarte pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
3. Faktury VAT i cykle rozliczeniowe: Wynagrodzenie z tytułu korzystania z Platformy rozliczane jest na podstawie faktur VAT wystawianych przez Usługodawcę w formie elektronicznej lub za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z wybranym przez Klienta cyklem rozliczeniowym (miesięcznym lub rocznym z rabatem -10%).
4. Brak opłat dla mieszkańców: Dostęp mieszkańców (właścicieli lokali i lokatorów) do e-Kartoteki, e-głosowań nad uchwałami oraz generatora kodów QR ZBP jest w 100% bezpłatny i finansowany w ramach licencji danej Wspólnoty Mieszkaniowej.
5. Przestrzeń dyskowa S3 i rozliczanie nadwyżek: W ramach abonamentu licencyjnego każda Wspólnota Mieszkaniowa otrzymuje bezpieczną przestrzeń dyskową w chmurze S3 w wymiarze 1 GB na każdy aktywny lokal we wspólnocie (np. 50 GB dla 50 lokali, 150 GB dla 150 lokali, 500 GB dla 500 lokali) wraz z nielimitowanym transferem danych. W przypadku przekroczenia przysługującego limitu przestrzeni, system nalicza opłatę za nadwyżkę w wysokości 0,15 zł netto / 1 GB miesięcznie, doliczaną do comiesięcznej faktury abonamentowej.

§ 6. Obowiązki Użytkownika i zakaz dostarczania treści bezprawnych

1. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Platformy w sposób zgodny z prawem, zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem.
2. Zakaz dostarczania treści bezprawnych: Zabrania się wprowadzania do Serwisu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających dobra osobiste osób trzecich, wulgarnych, nawołujących do nienawiści, naruszających prawa autorskie lub wprowadzających w błąd (m.in. w wiadomościach na czacie, opisach zgłoszeń usterek czy dyskusjach nad uchwałami).
3. Bezpieczeństwo logowania: Użytkownik jest zobowiązany do zachowania w ścisłej tajemnicy swojego hasła dostępu do Konta i nieudostępniania go osobom nieuprawnionym. W przypadku podejrzenia ujawnienia hasła Użytkownik powinien niezwłocznie skorzystać z procedury zmiany hasła w portalu.
4. Zabrania się podejmowania jakichkolwiek działań mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie Platformy, w tym stosowania złośliwego oprogramowania, prób nieuprawnionego przełamywania zabezpieczeń (hacking), masowego automatycznego scrapowania danych lub przeciążania infrastruktury serwerowej (DoS/DDoS).

§ 7. Płatności i rozliczenia czynszowe

1. Brak prowizji za kody QR ZBP: Kody QR generowane w e-kartotece służą do ułatwienia wykonania standardowego przelewu bankowego bezpośrednio na rachunek bankowy danej Wspólnoty. Usługodawca nie pobiera z tego tytułu żadnej prowizji od mieszkańców (prowizja wynosi 0 zł).
2. Usługodawca nie jest instytucją płatniczą ani pośrednikiem finansowym w rozumieniu Ustawy o usługach płatniczych – nie gromadzi środków finansowych mieszkańców ani nie dysponuje ich rachunkami. Płatności realizowane są bezpośrednio pomiędzy bankiem mieszkańca a bankiem wspólnoty.
3. Wszelkie reklamacje dotyczące wysokości naliczonych zaliczek, poprawności salda czy stawek za media rozpatruje właściwy Zarządca lub Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej, który wprowadza te dane do systemu.

§ 8. Odpowiedzialność i poziom świadczenia usług (SLA)

1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić nieprzerwane i bezawaryjne funkcjonowanie Serwisu, gwarantując dostępność na poziomie co najmniej 99,5% w skali każdego miesiąca kalendarzowego.
2. Do wskaźnika dostępności nie wlicza się planowanych przerw technicznych i okien serwisowych, realizowanych w godzinach nocnych (00:00 – 05:00) po uprzednim zawiadomieniu Użytkowników.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   • Przerwy w działaniu wynikające z siły wyższej lub awarii leżących po stronie dostawców łącz internetowych Użytkownika;
   • Błędy wynikające z nieprawidłowego wprowadzenia danych (np. stawek czynszu czy powierzchni lokali) przez zarządcę lub administratora wspólnoty;
   • Nieprawidłowości w działaniu zewnętrznych aplikacji bankowych mieszkańców podczas skanowania kodów QR.

§ 9. Tryb postępowania reklamacyjnego

1. Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą nieprawidłowego funkcjonowania Serwisu lub usług świadczonych drogą elektroniczną.

2. Reklamacje można składać drogą elektroniczną na dedykowany adres e-mail:

3. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać: opis problemu technicznego, datę i godzinę wystąpienia oraz adres e-mail przypisany do Konta Użytkownika.
4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail składającego reklamację.

§ 10. Własność intelektualna i ochrona prywatności (RODO)

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy MyWspolnota.pl, w tym prawa autorskie do kodu źródłowego, rozwiązań technologicznych, układu graficznego, znaków towarowych i logo, przysługują wyłącznie Usługodawcy i podlegają ochronie prawnej.
2. Zasady przetwarzania danych osobowych, polityka plików cookies oraz środki bezpieczeństwa infrastruktury chmurowej (zlokalizowanej w certyfikowanym centrum danych w Warszawie) zostały szczegółowo opisane w dokumencie: Polityka Prywatności i Informacje RODO.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn (np. zmiany przepisów prawa, modernizacja infrastruktury, wprowadzenie nowych modułów w systemie).
3. O zmianach Regulaminu zarejestrowani Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem powiadomienia w Serwisie lub drogą mailową.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.